اهمیت ایجاد واحد امور مناقصات در شرکت های کشور

دلایل عدم برنده شدن در مناقصات کشور

بدون شک، در هر مناقصه ای تعداد برندگان از بازندگان کمتر است و بر همین قاعده، تعداد دفعاتی که یک شرکت در مناقصه ها برنده می شود از دفعات شکست و عدم توفیق، کمتر خواهد بود. در حالت کلی، دلایل شکست یک مناقصه گر در یک مناقصه به دو حوزه ی برون سازمانی و درون سازمانی (واحد امور مناقصات) قابل تفکیک است. در حوزه ی برون سازمانی عملاً دلایل و عواملی بشرح زیر می توانند تعیین کننده و یا تاثیرگذار باشند:

• ارائه ی پیشنهاد قیمت پایین تر از واقعیات بصورت حرفه ای و یا غیرحرفه ای توسط سایر شرکت کنندگان
• وجود رانت، ارتباطات و یا تعاریف مشابه
• عدم بررسی صحیح و حرفه ای مدارک توسط مناقصه گزار

ولی عمده عوامل شکست، عموماً در داخل سازمان وجود داشته و البته قابل بررسی و بهبود هستند. دلایلی که ممکن است منجر به ارائه ی اطلاعات نادرست، اعم از اطلاعات فنی و بازرگانی و یا پیشنهاد قیمت گردد، عموماً مربوط به عدم وجود تخصص، خطاهای انسانی، عدم مستندسازی صحیح و عدم برآوردها و ارزیابی های اصولی ست. طبق تجربیات و بغیر از قیمت پیشنهادی، عوامل زیر و به ترتیب آماری باعث شکست شرکت ها در مناقصات کشور می گردند:

• عدم تکمیل مستندات فنی و یا نقص در اطلاعات ارائه شده
• عدم وجود سوابق اجرایی کافی و یا متناسب
• عدم ارائه ی پروفایل اولیه مطابق واقعیت (فراخوان مرحله ی اول)
• حضور در Black List
• عدم تکمیل مستندات مالی و بازرگانی و یا نقص در اطلاعات ارائه شده
• معرفی مشارکت خارج از تعریف مناقصه گزار (عدم تایید شرکت های همکار)
• تاخیر در ارسال اسناد (پاکات)
• عدم تکمیل مستندات منابع انسانی و یا نقص در اطلاعات ارائه شده

با این حال، عواملی هم از قبیل عدم امکان تامین ضمانت نامه به دلایل مختلف و یا عدم امکان تجمیع اطلاعات موردنیاز مناقصه گزار در زمان مشخص شده هم منجر به عدم شرکت در مناقصه می شوند.

تخصص گرایی در قالب تشکیل بخش یا واحد امور مناقصه ها

برای شرکت هایی که حضور در مناقصات را بعنوان یکی از درگاه های تداوم فعالیت و درآمدزایی مدنظر دارند، لزوم ایجاد تخصص و یا استفاده از خدمات مشاورین متخصص جهت ارزیابی مناقصه ها و تامین مستندات جهت شرکت در آنها، کاملاً الزامی است. در واقع وجود یک پروفایل جامع از امکانات و توانمندی ها و سوابق یک شرکت که بصورت مستمر بروزرسانی هم بشود و قابلیت ارائه به دستگاه های مختلف مناقصه گزار را داشته باشد، در خیلی از مواقع در زمره آرزوهای دست نیافتنی مدیران شرکت هاست! همچنین استفاده از دانش و تجربیات تیم های عملیاتی و درگیر در پروژه ها و سفارشات نیز می بایست از طریق یک بخش تخصصی سازمان یابد که ماحصل آن، منجر به تکمیل دقیق مستندات و ارائه ی پیشنهاد قیمت مناسب و یا حداقل مستند به اطلاعات واقعی گردد. بعنوان مثال، جهت شرکت در یک مناقصه ی احداث واحد تصفیه ی فاضلاب، علاوه بر اطلاعاتی که از دفتر فنی و جهت محاسبات احجام و مقادیر و نیروی انسانی و زمان و … اخذ می گردد، اطلاعات مربوط به تامین و خرید تجهیزات با منشاء داخلی و یا خارجی نیز می باید تهیه شده و با نمودار زمانی اجرای پروژه مطابقت داده شود. همچنین بردار زمانی پروژه از دید مالی نیز می باید بررسی و توجیه پذیر باشد. نهایتاً تامین ضمانت نامه ها نیز می بایست توسط بخش مالی ولی به درخواست مسئول مناقصات و با هماهنگی وی صورت پذیرد. بدون شک، برای اطمینان از استفاده ی حداکثری از قابلیت ها و توانمندی ها و دانش سازمان جهت شرکت در مناقصات، رجوع به بخش هایی که دارای شرح وظایف دیگری هستند مقرون به صلاح نخواهد بود. و همچنین تجربیات موفقی هم جهت ارجاع این موضوع به اشخاص دیگر (برونسپاری به مجموعه ها و یا مشاورین)، در دسترس نیست. البته دلیل اصلی مورد آخر، می تواند معطوف گردد به عدم وجود شرکت ها و یا موسسات تخصصی جهت تکمیل اسناد و یاری رسانی به شرکت ها جهت برنده شدن در مناقصات. در هر صورت و با هر نگرشی، استقرار بخش و یا واحد امور مناقصات در شرکت هایی که تمایل به حضور در بازار مناقصات را دارند، کاملاً توجیه پذیر و حتی الزامی بنظر می رسد.

استفاده از خدمات پایگاه مناقصات بعنوان یک راهکار

یکی از فعالیت های واحد امور مناقصات، شناسایی فراخوان های مرتبط با حوزه های فعالیت شرکت است. در حال حاضر بهترین پیشنهاد ، عضویت در پایگاه مناقصات و یا وب سایت مناقصات مراکز اطلاع رسانی مناقصه ها و مزایده هاست. در انتخاب وب سایت مناقصات، علاوه بر جامع بودن (اطمینان از پوشش تمامی منابع خبری و انتشار کلیه ی فراخوان ها)، می بایست به طبقه بندی اطلاعات و همچنین نحوه ی ارسال اطلاعات نیز توجه نمود. بصورت معمول هزینه های اشتراک و عضویت در این سری مراکز اطلاع رسانی رقم بالایی نیست ولی لازم خواهد بود اطمینان لازم جهت ارسال اطلاعات موردنیاز بصورت جامع، حاصل شود. بر اساس بررسی های به عمل آمده، پایگاه اطلاع رسانی هزاره که مدیریت وب سایت مناقصات و مزایدات هزاره را بر عهده دارد میتواند انتخابی خوب و ارزنده باشد. این مرکز ضمن جامع بودن و ظاهراً گذر از هفدهمین سال فعالیت تخصصی در این حوزه، کلیه ی روش های ارسال اطلاعات را ارائه می دهد. تیم خدمات پس از فروش حرفه ای این مرکز نیز در طول زمان اشتراک، سطح پاسخگویی مناسبی را جهت مشترکین سرویس ها ارائه می دهد. طبقه بندی تخصصی این وب سایت هم شاید بهترین طبقه بندی در بین سایر مراکز این حوزه باشد و به نظر می رسد انطباق مناسبی با فعالیت های جاری کشور داشته باشد.

آنچه که از وب سایت مناقصات قابل دریافت است…

بخش و یا واحد امور مناقصات یک شرکت، علاوه بر دریافت اطلاعات بروز و به هنگام مناقصات کشور از طریق وب سایت مناقصات، مزایای دریافت و استفاده از اطلاعات فراخوان ها و مناقصات گذشته را نیز می بایست مدنظر داشته باشد. ممکن است بنظر برسد مناقصه های گذشته دارای ارزش عملیاتی نیستند ولی یک دیدگاه هم بر اساس بررسی سوابق مناقصه گزاران اصلی و همچنین مناقصاتی که در حوزه ی تخصصی شرکت مناقصه گر برگزار شده است، استوار است. در این زمینه، اگر وب سایت مناقصات از موتور جستجوی حرفه ای بهره مند باشد، جستجو در میان اطلاعات جامع و کامل مناقصه های گذشته اطلاعات مناسبی را در زمینه ی وضعیت مناقصات حوزه ی فعالیت و احجام و مقادیر ارائه می دهد. همچنین این اطلاعات به نوعی در زمینه ی طراحی سهم بازار و حتی تصمیم گیری به ورود و یا عدم ورود به حوزه های دیگر نیز قابل استفاده خواهد بود. یک نکته ی حائز اهمیت هم امکان دریافت اسناد فراخوان و مناقصه ها از طریق وب سایت است که برخی از وب سایت ها (نظیر وب سایت مناقصات هزاره) این سرویس را برای مشترکین خود فراهم آورده اند.

ارزیابی مالی و فنی جهت شرکت در مزایده ها

حضور در مزایده ها به نسبت مناقصات، از لحاظ آماری چندان چشمگیر نیست. ولی برخی شرکت ها از طریق حضور در مزایدات هم می توانند به نوعی ایجاد درآمد نمایند. بعنوان مثال خرید تجهیزات و ماشین آلات دست دوم از طریق مزایده و اقدام جهت تعمیرات و بازسازی و فروش به قیمت منطقی نیز می تواند ضمن ایجاد اشتغال، درآمدزایی مناسبی را در بر داشته باشد. لذا دیدگاه تخصصی فنی و همچنین مالی جهت ارزش گذاری اقلام (و یا خدمات) قابل تامین در مزایدات کاملاً الزامی ست تا از این طریق، حاشیه ی سود موردنظر قابل تامین باشد.

تعاریف و عناوین رایج جهت واحد مناقصات در شرکت ها

در برخی از شرکت ها و با توجه به تعداد و احجام مناقصاتی که مدنظر است، ممکن است یک فرد به تنهایی و بعنوان مسئول مناقصات تعریف گردد. در واقع حوزه ی فعالیت این فرد، برقراری ارتباط با بخش های دیگر و ایجاد هماهنگی های لازم خواهد بود. ولی در شرکت هایی که ترجیح به تاسیس و یا استقرار یک بخش تخصصی دارند (شرکت های پیمانکاری، تولیدی و بازرگانی متوسط و بزرگ)، بخش مذکور تحت عناوینی از قبیل: امور مناقصات، واحد مناقصات و یا مدیریت مناقصات شناسایی می گردد. البته لازم به ذکر است برخی از دستگاه های اجرایی هم برای برگزاری مناقصات خود، از بخش هایی با اسامی مشابه استفاده می نمایند. با اینحال، برخی از شرکت ها هم هنوز شرکت در مناقصات را از طریق مدیریت فروش (شرکت های بازرگانی و تولیدی) و یا دفتر فنی (شرکت های پیمانکاری) به انجام می رسانند که قبلاً در مورد احتمالات منفی ناشی از این رویکرد، صحبت شد.

پیشنهاد مطالعه: اگر به دنبال آگهی های جدید مناقصه هستید «آگهی‌های مناقصات ستاد ایران» را در پایگاه اطلاع رسانی هزاره دنبال کنید.