آنچه در این مطلب می خوانید:
استعلام بها یا به عبارت دیگر استعلام قیمت، به معنای درخواست خریدار برای اطلاع از قیمت از چند فروشنده یا تامین کننده مختلف است. این اقدام با هدف انتخاب مناسب‌ترین قیمت، شرایط خرید کالا یا دریافت خدمات انجام می‌شود.با ما تا انتها این مقاله در مورد فرم استعلام بها از پایگاه ملی مناقصات همراه باشید.
چرا که امور مالی و خریدهای بخش تدارکات سازمان‌ها و شرکت‌ها، حساسیت بالایی دارد. بنابراین، استعلام قیمت از تامین کنندگان واجد شرایط، کمک فراوانی به انتخاب مناسب‌ترین پیشنهاد به خریدار خواهد کرد. در این جا باید این سوال را پرسید که فرم استعلام بها چیست؟ فرم استعلام بها شامل اطلاعات کالا و یا خدمات مورد نیازی است که در قالب نامه رسمی ارائه می‌شود.
موارد درج شده در فرم استعلام بها
یک فرم استعلام بها عمدتا شامل موارد زیر است. البته این برگه یک سند قانونی یا دارای بار حقوقی محسوب نمی‌شود و عملا تعریف آن مطابق با نیازهای هر سازمان متفاوت خواهد بود. موارد زیر به سوال در بررسی فرم استعلام بها چه مواردی مورد توجه قرار می‌گیرد پاسخ می‌دهد:
- مشخصات خریدار
- تعریف دقیق نوع و میزان کالا یا حجم خدمات مورد تقاضا
- تاریخ ارائه استعلام بها
در صورت نیاز هر شرکت، موارد زیر می‌توانند به این فرم استعلام اضافه شوند:
- شرایط پرداخت وجه و هزینه‌ها توسط خریدار (متقاضی)
- تضمین‌های مالی قابل ارائه از طرف تامین‌کننده
- موقعیت مکانی و شرایط تحویل موارد خواسته شده
- شرایط بیمه‌ای و ضمانت‌نامه‌های عملیاتی
- نقشه‌ها و اطلاعات فنی
- استانداردهای درخواست شده از طرف متقاضی
- شرایط حمل‌ونقل کالا یا خدمات
- معرفی کردن دستگاه بازرسی یا نظارتی مربوطه
تفاوت پیش فاکتور با فرم استعلام بها
تفاوت پیش فاکتور با فرم استعلام بها این است که پیش فاکتور معمولا کاغذی است و بین فروشنده و خریدار ارسال و دریافت می‌شود. این فرم شامل اطلاعات مرتبط با چند محصول بوده و در آن مواردی مانند تعداد, شرایط, توضیحات و قیمت درج شده است.
این برگه از ابتدا با هدف پیشنهاد فروش یا تعیین قیمت کالا، خدمات و شرایط فروش صادر می‌شود. همچنین این برگه دارای مدت اعتبار است و می‌بایست مرکز تهیه مربوطه، آن را تأیید کند. یک فرم استعلام بها شامل اطلاعاتی مثل کالا یا خدمات مورد نیاز است. در طراحی این فرم استاندارد خاصی مشاهده نمی‌شود. این سند قانونی محسوب نشده، به همین دلیل دارای بار حقوقی نخواهد بود.
از نظر شباهت نیز، فرم استعلام بها و پیش فاکتور سند قانونی محسوب نمی‌شوند. در پیش فاکتور، یک مشتری موظف به پرداخت مبلغ عنوان شده نیست. البته هر دو برگه شامل شرح کالا, کل مبلغ جهت پرداخت و سایر جزئیات مربوط به معامله است.
تفاوت استعلام بها و مناقصه
اصلی‌ترین تفاوت فرم استعلام بها با مناقصه، در میزان مبلغ این دو مورد است. به عنوان مثال، با توجه به ماده ۳ قانون برگزاری مناقصات، حد نصاب معاملات برای معاملات کوچک و متوسط ۱۰.۰۰۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال اعلام شده است. این یعنی معاملات پایین‌تر از مبلغ ذکر شده، می‌توانند از طریق فرم استعلام بها درخواست شود.
نمونه فرم استعلام بها
همان‌گونه که عنوان شد، فرم استعلام بها باتوجه به نیاز هر سازمان یا شرکت متفاوت خواهد بود. در زیر نمونه فرم‌های استعلام بها در شرکت‌های مختلف آورده شده است:
شهرداری منطقه در نظر دارد نسبت به خرید اقلام با مشخصات ذیل اقدام نماید. آخرین مهلت تحویل پیشنهادها تا پایان ساعت ۱۴ روز شنبه مورخ….. است. لذا خواهشمند است آخرین مهلت قیمت پیشنهادی خود را با …… روز اعتبار اعلام تا در صورت صرفه و صلاح شهرداری، برابر مقررات اقدام گردد.س-۱۱/۱۱ (شناسه ۲۶۲۳۶۳۳)
- باید کد اقتصادی ارائه دهید.
- هزینه حمل تا محل را باید فروشنده پرداخت کند.
- با ارائه گواهی ثبت نام، مالیات بر ارزش افزوده به فروشنده پرداخت خواهد شد.
- شهرداری می‌تواند پیشنهاد را رد یا قبول کند.
- حداقل ۱۰% مبلغ پیشنهادی را باید برنده استعلام جهت ضمانت حسن انجام تعهدات پرداخت کند.
- قیمت پیشنهادی باید بدون احتساب ارزش افزوده تعیین شود.
- پیشنهادات باید به صورت عدد و حروف درج شود. در صورت مغایرت مبلغ حروفی معتبر است.
- واحد امور شهر منطقه نظارت را بر عهده دارد.
- مدت قرارداد ۱۲ ماه است.
- شرایط گارانتی و مدت زمان گارانتی باید توسط پیمانکار اعلام شود.
- میزان ارسال قطعات بتنی باید در زمانهای تعیین شده توسط کارفرما و با توجه به مفاد قرارداد باشد.
- پرداخت پس از نتیجه آزمایشگاه در خصوص مقاومت فشاری بتن و مقاومت کششی میلگرد خواهد بود.
- پیمانکار هزینه آزمایش دالهای مورد پیمان را پرداخت میکند.
- قیمت پیشنهادی در قرارداد باید معتبر باشد، هیچگونه افزایش قیمت در مدت ۱۲ ماهه قرارداد، لحاظ نمی‌شود.
سخن پایانی
استعلام بها یا همان استعلام خرید، یکی از وظایف مسئولین خرید یک سازمان یا شرکت است. به نحوی که یک مسئول باید برای خرید کالا یا دریافت خدمات، از چند تامین کننده معتبر، بهای آن را استعلام بگیرد. همچنین استفاده از فرم استعلام بها، می‌تواند چرخه اقتصاد کشور را رونق ببخشد.
معمولا خریدهای یک شرکت یا سازمان، در قالب این فرم صورت می‌پذیرد. با توجه به وجود حساسیت در امور مالی و تدارکات، اولویت با اجرای فرآیند از طریق فرم استعلام است. این فرم توسط بخش تدارکات یا امور مالی و اداری هر شرکت انجام می‌پذیرد.
پیشنهاد مطالعه: اگر به دنبال استعلام جدید هستید «استعلام قیمت روز کشور» را در پایگاه اطلاع رسانی هزاره دنبال کنید.
